De Saffier Groep maakt deel uit van de VVT-sector, dat staat voor de verpleeg- verzorging, en thuiszorginstellingen. Bij de Saffier Groep – met een oorsprong als fusieorganisatie met tien locaties – verlenen 1650 medewerkers deels zeer gespecialiseerde zorg, intramuraal, aan tweeduizend cliënten op jaarbasis. Gerbrand de Jong, ICT Manager, vertelt: “Nog niet zo lang geleden hadden locaties allemaal een eigen inrichting van het netwerk en daarop gekoppelde systemen. Door de toename in digitalisering en samenwerking , werd de behoefte aan een goed werkend ICT systeem nijpend.”
door Gerbrand de Jong, Saffier Groep
Leg de basis
“Samen met AnyLinQ hebben we de systemen geharmoniseerd, gemoderniseerd, gestandaardiseerd en het beheer overgedragen. De transitieperiode heeft veel gevraagd van beide organisaties. In het anderhalf jaar durende migratietraject is veel energie gestoken in het vaststellen van de behoefte en het daarop baseren van de inrichting. Vooral op het terrein van locatiegebonden systemen was de inventarisatie en omzetting een grote uitdaging. Wij konden in deze transitie sterk leunen op de kennis en ervaring van AnyLinQ.”
Toekomstbestendig
“En klaar? Dat is dit proces überhaupt nooit. Wel hebben we de stap naar een geborgd beheer nu gezet. Maar technologie verandert razendsnel. Wensen van cliënten en van medewerkers zullen mee veranderen en dan is het nodig om het systeem toekomstbestendig in te richten.
De inrichting en functionaliteiten zullen ook mee veranderen. Nu willen we zorgen dat voor toekomstige veranderingen de drempel zo laag mogelijk wordt. Dan heb je het dus ook over de visie van je organisatie, de strategische keuzes die je daarin maakt, met daaraan gekoppeld de procesarchitectuur en governance structuur in aansluiting op de behoeften van zowel medewerkers als cliënten.”
Waardevolle kennispartner
“De rol van AnyLinQ verandert mee met de nieuwe behoefte. Werkten we tot voor kort op basis van jaarcontracten, nu hebben we een overeenkomst voor vijf jaar getekend op basis van een partnership. We vragen AnyLinQ bewust om mee te denken over de strategie en aan te geven waar ze kansen zien. Zo krijgen we beide meer regie over het proces, waarbij Saffier zich kan richten op de functionele behoefte vanuit het primair proces en AnyLinQ de technische vertaling kan maken. Deze ontwikkeling vraagt veel van de organisatie. De inrichting van servicemanagement en de daarmee gepaard gaande veranderingen in de invulling van de rollen in de transitie naar een regie organisatie met definiëring van dienstverlening naar de eindgebruiker. Saffier steekt daarbij niet in op technische acceptatiecriteria, maar op functionele.”
“In dit grote veranderproces zien we dat we elkaar de juiste vragen stellen. Dat gebeurt in de maandelijkse gesprekken over de dienstverlening, en bij het tijdig aanhaken van de specialisten bij verandering en innovatie. Voorbeelden bij deze laatste zijn de verplaatsing van de serveromgeving naar een extern datacenter of de integratie van een nieuw overgenomen organisatie. In het gesprek met AnyLinQ kregen we in no time de juiste experts aangehaakt die ons hierin ondersteunen. Dat is voor mij heel waardevol en maakt de samenwerking met AnyLinQ een voorbeeld voor de samenwerking met partners in andere domeinen.”
Herkenbaar voor de sector
“De digitalisering is onvermijdelijk en daarmee het opbouwen van een gestandaardiseerd platform waarop modulair systemen kunnen worden gekoppeld naar behoefte is een ontwikkeling waar iedereen in deze sector mee te maken zal hebben. De domeinverdeling die Saffier heeft toegepast in de zoektocht naar partners, de rol van system integrator tussen de partnerships binnen de domeinen is de grote uitdaging in het creëren van een toekomstbestendige organisatie. De marges binnen de VVT-sector zijn zeer beperkt met rendementen van 2%, dus er is weinig financiële speelruimte. De snelheid van veranderingen maakt dat de blik continu gericht moet zijn op de toekomst en dat meerjarig de diverse domeinen op elkaar afgestemd moeten blijven.”
Betrouwbaar en proactief
“Om dan toch een koers uit te zetten moet je blind kunnen vertrouwen op je partners en daarin stelt AnyLinQ me nooit teleur. Alle functionaliteiten draaien. En als er iets fout dreigt te gaan, neemt AnyLinQ proactief contact met me op en geeft advies over een oplossing. En op het gebied van strategie weten we: zij denken met ons mee en ze weten wat wij nodig hebben. En omgekeerd.”
Alles hangt met alles samen
“Een van de grootste uitdagingen vind ik de integraliteit van de keten. Alles hangt met alles samen. We hebben nu een missie, visie, strategie. En ICT – vroeger een sluitpost op de begroting – wordt meteen meegenomen in de plannen. We hebben de gebruikte techniek in kaart en zijn intern nieuwe procesafspraken aan het maken. Daarmee kunnen we de start maken de systemen echt te integreren met het oog op de toekomst. Zo schuift ook de rol van AnyLinQ steeds verder van beheer naar regie, maar dan op andere niveaus.”
“Maar hoe veel ervaring we met deze processen ook hebben; ik zal een ding nooit beweren, en dat is dat ik alle wijsheid in pacht heb. Ik kijk dan ook uit naar de feedback en input van andere aanwezigen op de World of AnyLinQ!”