Hoe haal ik waarde uit mijn back-up?

Het maken van een back-up van cruciale informatie wordt door de meeste bedrijven gezien als een noodzakelijk kwaad. Met een goed ingericht datamanagementsysteem en met de juiste technologie kan het back-up proces echter ook bijdragen aan de business als geheel. door Martin Klop, Sales Engineer, Technical Account Manager, PreSales Consultant at Commvault

De meeste organisaties ervaren het inrichten, maken en beheren van back-ups als een verzekering. Want als je geen back-up hebt, loop je het risico belangrijke data te verliezen. Denk aan natuurverschijnselen, stroomstoringen, een cyberaanval, ransomware of domweg menselijke handelingen (al dan niet met opzet). Innovatie in de wereld van back-uptechnologie is er vooral op gericht om het proces zo gemakkelijk en goedkoop mogelijk te maken, zodat we er de minste last van hebben. Toch hoef je er niet zo tegenaan te kijken. De data die worden veiliggesteld door middel van een back-upproces kunnen – mits goed gebruikt – waarde toevoegen aan bedrijfsprocessen. Waarom zou je dat niet doen? Een back-up maak je toch!

Inzichten
Een goed back-upsysteem kan inzichten verschaffen over de gegevens van een organisatie en zo het beheer van die gegevens verbeteren. Door het verschuiven van data naar de Cloud is het lastig om overzicht te houden waar informatie zich bevindt binnen een organisatie. Data staan steeds vaker versnipperd over diverse fysieke locaties. Verder zijn er vaak meerdere kopieën van dezelfde data aanwezig. Denk hierbij aan kopieën van bestanden, maar ook van bijvoorbeeld databases. Een goed ingericht back-up systeem geeft inzicht welke databases er allemaal binnen een organisatie bestaan en hoeveel kopieën er voor welke periode op welk systeem worden bewaard. Bovendien krijgt de beheerder inzicht in de locatie van data. Dit voorkomt dat er onnodig veel kopieën worden opgeslagen. Database cloning kan met behulp van de backupkopie worden gedaan, zodat een wildgroei aan datakopieën wordt voorkomen. En zo wordt ook het risico op een datalek verkleind.

Indexeren
De meeste back-upoplossingen slaan datakopieën één op één op zonder hier een index omheen te bouwen. Een meer geavanceerde back-up oplossing kan di wel en kan bestanden los van de totale gegevensberg ophalen (zonder hier de primaire dataset nog een keer voor te belasten). Back-updata zijn hierdoor bruikbaar voor de business. Bijvoorbeeld door data toe te passen voor de eerder genoemde inzichten, business intelligence of voor het voldoen aan wet- en regelgeving. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, internationaal bekend als GDPR) verplicht bedrijven bijvoorbeeld om mensen inzage te geven in hun persoonlijke dossier als ze daarom vragen. Bovendien moeten de gegevens desgewenst kunnen worden aangepast of vernietigd. Een goed ingericht datamanagementsysteem dat data op bestandsniveau indexeert en terug kan halen, helpt organisaties om aan dit soort wetgeving te voldoen.

De Cloud
Bij (public) clouddiensten wordt er ten onrechte nogal eens vanuit gegaan dat het back-uppen van data onderdeel is van de dienstverlening. Providers als Microsoft en AWS hanteren een ‘Shared Responsibility’ model. Ze stellen dat de beschikbaarheid van gegevens wordt geregeld door de clouddienstverlener en dat overige zaken, zoals het maken van een back-up, het classificeren van data en compliancy, verantwoordelijkheid zijn van de eindgebruiker. Organisaties zijn te allen tijde verantwoordelijk voor hun eigen data, ook als ze deze onderbrengen in een public cloud. Ze dienen zelf te bepalen of de geboden servicelevels voldoende zijn binnen de gestelde eisen en wensen. Een goed voorbeeld hiervan is Office 365. Enkele jaren geleden werd nog vaak de aanname gedaan dat back-up en retentie geregeld zijn bij de clouddienstverlener. Tegenwoordig zien we veel organisaties worstelen met vragen op dit gebied.

Daarnaast is het voor organisaties belangrijk om een exit-strategie te hebben. Voor afnemers van clouddiensten is het belangrijk om zonder aanzienlijke moeite en kosten over te kunnen schakelen naar een alternatief. Een exit-strategie kan worden vergeleken met een calamiteitenplan; men definieert de herkenbare risico’s die voor de eigen organisatie van toepassing zijn. Per risico wordt vervolgens afgewogen of het risico acceptabel is of dat er aanvullende maatregelen moeten worden genomen.

Samengevat
Een back-up oplossing die in staat is om te integreren met zowel on-premise als multi-cloud omgevingen en ook nog in staat is data te indexeren biedt organisaties de mogelijkheid om een overall datamanagementstrategie op te zetten over de steeds diverser wordende bronnen van informatie. Op deze manier kan grip worden behouden op het nieuwe goud: data.